Cuando los clientes me preguntan; Mario, ¿cuáles son los problemas que más observas en las organizaciones que les hacen perder competitividad?  Sin duda, no tener un ERP, respondo.

En mi experiencia como consultor de empresas he encontrado que la dinámica tecnológica y la evolución de las organizaciones es de tal velocidad que hace 5 años lo que veías de forma constante en las empresas eran problemas de control basado en establecimiento de límites (como la necesidad de la creación e implementación de manuales de políticas y procedimientos, por ejemplo), apenas hace 5 años pensar en evolucionar de sistemas de control por limites a estructuras tecnológicas basadas en soluciones ERP podría considerarse una especie de lujo –aún para muchas organizaciones lo es- pero hoy en día el no tener un ERP es quizá una de las causas más importantes por las cuales una empresa puede perder competitividad.

Sin embargo, ¿Qué es un ERP?

Enterprice Resource Planning -por sus siglas en inglés- se le llama a los grandes sistemas de información con procesos de negocios integrados. Es la evolución natural de sistemas de planeación de manufactura (Manufacturing Resource Planning o MRP). Dichos sistemas ERP tienen funciones tradicionales de los negocios; incluyen finanzas, contabilidad, ventas, desarrollo humano y procesos; habilitan a las empresas a administrar de forma eficaz y eficiente el uso de sus recursos (inventarios, recursos humanos, financieros, etc.) a través de una solución integrada para el tipo de necesidades de procesamiento de información de cada empresa.

No existe duda de que cada empresa necesita un ERP, el problema real es cómo seleccionar el adecuado para cada empresa.

“Usted tiene razón, no tengo idea de cómo yo, junto con mis colaboradores, podríamos elegir el mejor ERP para mi empresa, mucho menos qué tengo que analizar para seleccionar el mejor”. Antes de darle una guía para elegir un ERP compartiré lo que me he encontrado como factores de riesgo que se repiten una y otra vez.

Como se puede apreciar, la selección del ERP es la de mayor impacto y es aquí donde deseo aportar con una guía para la mejor y más práctica forma de elegirlo.

Criterio de selección número 1: La funcionalidad del ERP

La funcionalidad del sistema debe tener un peso importante en la selección del ERP, los aspectos que definen la funcionalidad tienen que ver con:

• ¿Qué tan completo es el ERP? Significa que la solución que se presente se debe adecuar o tener la mayor parte de los módulos del sistema relacionados con la actividad principal de la empresa, además de tener soporte claro de los procesos más críticos de la misma. Ésta evaluación tiene una estructura formal y radica en la construcción de los mapas de procesos del negocio, comparados con los mapas de procesos de la solución “candidata” que se presente. Esta es una fase crítica de la selección, una decisión de tipo blanco o negro: se adapta o no a mi negocio. Esto quiere decir qué si dicha comparación no corresponde de forma adecuada, el sistema no debe ser seleccionado no importando los argumentos “vendedores” de quien desea vender la solución.
• ¿La herramienta es fácil de comprender? Es verdad que el nivel de los ejecutivos que trabajan con un ERP tienen un esquema mental diferente a aquellos que en su experiencia profesional no lo han hecho, pero esto es simplemente porque la mentalidad de trabajar con sistemas integrados a trabajar con aquellos que están en silos de información es exponencialmente diferente. No quiere decir que las personas que están en la organización deban de irse porque la herramienta es compleja de usar y sea un argumento de la empresa del ERP, “el sistema es bueno pero tu gente es la que no sirve”. Cuidado, éste argumento se repite mucho y mi consejo es que elijas un sistema sencillo, no uno que requiera estudios de posgrado para poder usarlo.

Criterio de selección número 2: Criterio técnico

La selección del hardware y del software es de gran importancia para aprobar la solución ERP, preferiblemente el sistema debe funcionar con las tendencias actuales de tecnologías de información. Las empresas deben tener la certeza de que su posible proveedor siempre tendrá la posibilidad de otorgar actualizaciones del sistema en términos de seguridad para contar con la mejor utilidad de la tecnología que seguramente evolucionará en el futuro. El criterio técnico también debe revelar algunos aspectos como la estabilidad, la calidad y la seguridad del mismo. Es muy común que en papel el sistema sea perfecto -o en sistemas controlados vía demos- pero en ambientes reales no funciona de forma adecuada, ya sea por velocidad o por inestabilidad. En éste criterio te recomiendo ampliamente hacerte de un equipo de consultores que te den su opinión en términos técnicos siempre de forma independiente de tu equipo de tecnología de información y de forma independiente de la empresa que te quiere vender el ERP.

Criterio de selección número 3: Presupuesto

La empresa debe hacer un presupuesto con lujo de detalle, y debe estar segura de que puede patrocinar un proyecto de esta magnitud, que puede comprar e implementar la solución.

Algunos temas que recomiendo revisar son:

• Licencias de software necesarias para que la solución corra de forma eficiente.
• Todo el hardware necesario; servidores, estaciones de trabajo, cableado, telefonía, antenas de comunicación, conexiones de fibra óptica, equipos móviles, etc.
• El costo de la implementación de la solución. En éste caso recomiendo leer las letras pequeñas de los contratos porque es muy importante definir las posibles desviaciones del proyecto y los costos de las mismas, además de la responsabilidad de cada parte.
• Consultoría preventiva de administración del cambio. Recuerda que la modificación que sufrirá el colaborador será de 180 grados, así que recomiendo antes de cualquier implementación de esta magnitud, invertir en consultores que le ayuden a tus colaboradores a prepararse al cambio que viene por lo menos en los siguientes 12 meses de trabajo
• Cuantifica todo lo que no dicen las empresas de ERP: la solución es pregunta, pregunta y pregunta. Pregunta hasta que no queden dudas, preferible sea en esa fase del análisis y no cuando lleguen facturas con sorpresas.

Criterio de selección número 4: Servicio y soporte

Este criterio es realmente importante porque es aquí donde el costo del proyecto se puede disparar entre 7 y 10 veces más del costo del software. El servicio y el soporte que puede brindar la empresa de ERP es de gran importancia para el éxito del proyecto. La mayoría de las organizaciones enfrentan problemas de toda índole, pueden ser técnicos o de instalación, de customización de la herramienta o incluso problemas severos de seguridad. Para que éste tipo de dificultades se puedan manejar de la mejor forma, la empresa de ERP deberá tener un equipo de profesionales con amplia experiencia que asegure el soporte. Un consejo más, incorpora en el contrato ésta parte del soporte para que estés protegido de forma legal en caso de que no se lo brinden.

Criterio de selección número 5: Evalúa al proveedor

Este criterio es de legitimidad, por favor y permíteme repetirlo, por favor antes de firmar un contrato con la empresa de ERP entrevístate con al menos 5 clientes seleccionados por ti, no seleccionados por ellos, cuando hagan sus primeras presentaciones y te muestren algunos de sus clientes, toma nota y entrevístate con ellos sin avisar a la empresa de ERP, la entrevista pretende hacerte de criterios objetivos, preguntando los factores antes mencionados.

Criterio de selección número 6: Investiga a la empresa de ERP

Investiga su posición en el mercado con respecto a otras empresas, su tasa de éxito en sus implementaciones pero sobre todo, investiga la calidad moral de la empresa. Recuerda, estás a punto de hacer una inversión muy fuerte y te vas a casar con una empresa por lo menos los siguientes 10 años, así que lo mejor es investigar bien con quién.

Querido amigo, exactamente como en el matrimonio, si seleccionas mal a tu proveedor harás posgrado en leyes de tantas veces que visitarás al juez.