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La selección de un ERP: Elegir de forma inteligente.

Cuando los clientes me preguntan; Mario, ¿cuáles son los problemas que más observas en las organizaciones que les hacen perder competitividad?  Sin duda, no tener un ERP, respondo.

En mi experiencia como consultor de empresas he encontrado que la dinámica tecnológica y la evolución de las organizaciones es de tal velocidad que hace 5 años lo que veías de forma constante en las empresas eran problemas de control basado en establecimiento de límites (como la necesidad de la creación e implementación de manuales de políticas y procedimientos, por ejemplo), apenas hace 5 años pensar en evolucionar de sistemas de control por limites a estructuras tecnológicas basadas en soluciones ERP podría considerarse una especie de lujo –aún para muchas organizaciones lo es- pero hoy en día el no tener un ERP es quizá una de las causas más importantes por las cuales una empresa puede perder competitividad.

Sin embargo, ¿Qué es un ERP?

Enterprice Resource Planning -por sus siglas en inglés- se le llama a los grandes sistemas de información con procesos de negocios integrados. Es la evolución natural de sistemas de planeación de manufactura (Manufacturing Resource Planning o MRP). Dichos sistemas ERP tienen funciones tradicionales de los negocios; incluyen finanzas, contabilidad, ventas, desarrollo humano y procesos; habilitan a las empresas a administrar de forma eficaz y eficiente el uso de sus recursos (inventarios, recursos humanos, financieros, etc.) a través de una solución integrada para el tipo de necesidades de procesamiento de información de cada empresa.

No existe duda de que cada empresa necesita un ERP, el problema real es cómo seleccionar el adecuado para cada empresa.

“Usted tiene razón, no tengo idea de cómo yo, junto con mis colaboradores, podríamos elegir el mejor ERP para mi empresa, mucho menos qué tengo que analizar para seleccionar el mejor”. Antes de darle una guía para elegir un ERP compartiré lo que me he encontrado como factores de riesgo que se repiten una y otra vez.

Como se puede apreciar, la selección del ERP es la de mayor impacto y es aquí donde deseo aportar con una guía para la mejor y más práctica forma de elegirlo.

Criterio de selección número 1: La funcionalidad del ERP

La funcionalidad del sistema debe tener un peso importante en la selección del ERP, los aspectos que definen la funcionalidad tienen que ver con:

  • ¿Qué tan completo es el ERP? Significa que la solución que se presente se debe adecuar o tener la mayor parte de los módulos del sistema relacionados con la actividad principal de la empresa, además de tener soporte claro de los procesos más críticos de la misma. Ésta evaluación tiene una estructura formal y radica en la construcción de los mapas de procesos del negocio, comparados con los mapas de procesos de la solución “candidata” que se presente. Esta es una fase crítica de la selección, una decisión de tipo blanco o negro: se adapta o no a mi negocio. Esto quiere decir qué si dicha comparación no corresponde de forma adecuada, el sistema no debe ser seleccionado no importando los argumentos “vendedores” de quien desea vender la solución.
  • ¿La herramienta es fácil de comprender? Es verdad que el nivel de los ejecutivos que trabajan con un ERP tienen un esquema mental diferente a aquellos que en su experiencia profesional no lo han hecho, pero esto es simplemente porque la mentalidad de trabajar con sistemas integrados a trabajar con aquellos que están en silos de información es exponencialmente diferente. No quiere decir que las personas que están en la organización deban de irse porque la herramienta es compleja de usar y sea un argumento de la empresa del ERP, “el sistema es bueno pero tu gente es la que no sirve”. Cuidado, éste argumento se repite mucho y mi consejo es que elijas un sistema sencillo, no uno que requiera estudios de posgrado para poder usarlo.

Criterio de selección número 2: Criterio técnico

La selección del hardware y del software es de gran importancia para aprobar la solución ERP, preferiblemente el sistema debe funcionar con las tendencias actuales de tecnologías de información. Las empresas deben tener la certeza de que su posible proveedor siempre tendrá la posibilidad de otorgar actualizaciones del sistema en términos de seguridad para contar con la mejor utilidad de la tecnología que seguramente evolucionará en el futuro. El criterio técnico también debe revelar algunos aspectos como la estabilidad, la calidad y la seguridad del mismo. Es muy común que en papel el sistema sea perfecto -o en sistemas controlados vía demos- pero en ambientes reales no funciona de forma adecuada, ya sea por velocidad o por inestabilidad. En éste criterio te recomiendo ampliamente hacerte de un equipo de consultores que te den su opinión en términos técnicos siempre de forma independiente de tu equipo de tecnología de información y de forma independiente de la empresa que te quiere vender el ERP.

Criterio de selección número 3: Presupuesto

La empresa debe hacer un presupuesto con lujo de detalle, y debe estar segura de que puede patrocinar un proyecto de esta magnitud, que puede comprar e implementar la solución.

Algunos temas que recomiendo revisar son:

  • Licencias de software necesarias para que la solución corra de forma eficiente.
  • Todo el hardware necesario; servidores, estaciones de trabajo, cableado, telefonía, antenas de comunicación, conexiones de fibra óptica, equipos móviles, etc.
  • El costo de la implementación de la solución. En éste caso recomiendo leer las letras pequeñas de los contratos porque es muy importante definir las posibles desviaciones del proyecto y los costos de las mismas, además de la responsabilidad de cada parte.
  • Consultoría preventiva de administración del cambio. Recuerda que la modificación que sufrirá el colaborador será de 180 grados, así que recomiendo antes de cualquier implementación de esta magnitud, invertir en consultores que le ayuden a tus colaboradores a prepararse al cambio que viene por lo menos en los siguientes 12 meses de trabajo
  • Cuantifica todo lo que no dicen las empresas de ERP: la solución es pregunta, pregunta y pregunta. Pregunta hasta que no queden dudas, preferible sea en esa fase del análisis y no cuando lleguen facturas con sorpresas.

Criterio de selección número 4: Servicio y soporte

Este criterio es realmente importante porque es aquí donde el costo del proyecto se puede disparar entre 7 y 10 veces más del costo del software. El servicio y el soporte que puede brindar la empresa de ERP es de gran importancia para el éxito del proyecto. La mayoría de las organizaciones enfrentan problemas de toda índole, pueden ser técnicos o de instalación, de customización de la herramienta o incluso problemas severos de seguridad. Para que éste tipo de dificultades se puedan manejar de la mejor forma, la empresa de ERP deberá tener un equipo de profesionales con amplia experiencia que asegure el soporte. Un consejo más, incorpora en el contrato ésta parte del soporte para que estés protegido de forma legal en caso de que no se lo brinden.

Criterio de selección número 5: Evalúa al proveedor

Este criterio es de legitimidad, por favor y permíteme repetirlo, por favor antes de firmar un contrato con la empresa de ERP entrevístate con al menos 5 clientes seleccionados por ti, no seleccionados por ellos, cuando hagan sus primeras presentaciones y te muestren algunos de sus clientes, toma nota y entrevístate con ellos sin avisar a la empresa de ERP, la entrevista pretende hacerte de criterios objetivos, preguntando los factores antes mencionados.

Criterio de selección número 6: Investiga a la empresa de ERP

Investiga su posición en el mercado con respecto a otras empresas, su tasa de éxito en sus implementaciones pero sobre todo, investiga la calidad moral de la empresa. Recuerda, estás a punto de hacer una inversión muy fuerte y te vas a casar con una empresa por lo menos los siguientes 10 años, así que lo mejor es investigar bien con quién.

Querido amigo, exactamente como en el matrimonio, si seleccionas mal a tu proveedor harás posgrado en leyes de tantas veces que visitarás al juez.

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Y ahora, ¿Qué sigue después del COVID-19?

El viernes 31 de enero del presente año, me encontraba dando una conferencia de estrategia y compartiendo con un grupo de alrededor 150 empresarios, comentando desde nuestro particular punto de vista cómo veíamos el desarrollo del incipiente 2020.

En dicho evento hablábamos de las políticas del Gobierno Mexicano, del decrecimiento del PIB nacional de en el 2019 y de las primeras noticias de un virus que estaba “molestando” al año nuevo en China. Recuerdo perfecto que hice un comentario, expresión que aún amigos me recuerdan, “saben, sé que a muchos de ustedes les preocupa AMLO, su idea de país y el deterioro que México está teniendo de forma acelerada, pero a mi me preocupa más lo que esta pasando en China, ¿se imaginan si este virus les pega fuerte? ¿Qué impacto tendría en la economía mundial, sobre todo a Estados Unidos y por ende, a México?

NUNCA IMAGINÉ BAJO NINGUNA CIRCUNSTANCIA QUE ESTO SE CONVERTIRÍA EN UNA PANDEMIA Y QUE SACUDIRÍA A NUESTRO PAÍS.

México ha estado siempre en crisis, o por lo menos es algo que recuerdo desde niño: nuestros padres criticando la política y la economía de los líderes en turno; su robo,  corrupción y constante amor por el poder que tarde o temprano los lleva a defraudar a millones de mexicanos que votaron por una ilusión, por ese cambio de líder que lleve a México de su mano y que con empresarios, académicos y sociedad podamos llegar al soñado primer mundo que tanto anhelamos. ¿En esta ocasión será diferente nuestra crisis?

Para el 30 de marzo de 2020 el Subsecretario de Prevención y Promoción de la Salud el Dr. Hugo López-Gatell Ramírez informó a la sociedad mexicana que entrábamos a la fase 1 (primera de 3 etapas) para el control y regulación del contagio del virus llamado Covid-19 y que oficialmente se comenzaba el escalonamiento de cierre de actividades productivas en México. En ese momento nos preguntábamos, ¿qué pasará con la economía del país? si además venimos de problemas económicos, ¿esto como agravará la situación? A falta de empleo, inseguridad social y delincuencia, ¿Qué harán las empresas para salir adelante?

El cierre de actividades productivas está considerado ocupe del 30 de marzo al 30 de abril -información al día de hoy- sin embargo, se sabe por los medios de información que podría durar todo el mes de mayo o incluso algunos días de junio, dependiendo en gran medida de cómo se “aplaste” la curva de contagio. La ayuda de parte del Gobierno al sector empresarial no existe, el discurso político está por encima de la acción y de proyectos serios en materia económica, se seguirá hablando de “adversarios”, de “conservadores” y de “fifís” como si solo existiera la visión de un México que debe favorecer a unos y no a todos los mexicanos.

¿Qué harán las empresas y qué sigue después del COVID-19?

Tenemos del 30 de marzo al 30 de abril para deprimirnos en casa o para aprender de lo que nos esta sucediendo, desde valorar las pequeñas cosas que hoy no tenemos -simplemente poder caminar libremente por la calle, ir al cine o un café con amigos- hasta revisar la estrategia de nuestra empresa, como dice Steve Covey “concéntrate en tu circulo de influencia”, entonces…

ideas para ganar dinero

¿Por dónde comenzar?

  • Analiza la reducción del ciclo completo de efectivo de tu empresa, desde la compra hasta la venta, y el tiempo que tarda en regresar el dinero a tu bolsa. La tarea es reduce, reduce, reduce lo más que puedas.
  • Es momento de volver tu empresa multicanal, no puedes seguir dependiendo de un solo canal de distribución, ahora recuerdas en cuantas pláticas has abordado el tema “on line” y has comentado, “ese es un proyecto que tengo en mi empresa para el siguiente año”, pues en esta ocasión no hay siguiente año, tienes dos meses para sentar las bases para llevar a tu empresa a un medio comercial “on line” ya sea haciéndolo tu mismo bajo el modelo de E-Commerce, o a través de terceros bajo el modelo de Marketplace, pero ya!!
  • Tu estrategia de precio para el regreso de nuestra cuarentena será de vital importancia porque el dólar se ha incrementado el 25%, ¿subirás precios? ¿Conservarás los mismos un par de meses más? ¿El valor de recompra no te lo permite porque eres importador? Sabes, no es momento para ganar dinero, es momento para sobrevivir, es momento para el flujo de efectivo que te permitirá estar de regreso en el juego en tres meses más, por ahora trata de conservar los precios de antes de la Pandemia.
  • La atención al cliente, siempre lo decimos pero ahora es en serio, ¿sabes por qué? Porque al regreso estarán la mitad de los clientes, la otra mitad ya no, así que requiere el doble de atención para que éstos nos ayuden a regresar poco a poco a donde estábamos.
  • Realiza promoción digital, utiliza las redes sociales, utiliza todo su potencial, hoy por hoy es el medio de información más poderoso del mundo, así que en tu empresa no puede faltar, ya no. Depende del tipo de empresa y de tu mercado objetivo, en función de ello es el tipo de red social que debes usar, pero sabes, tienes dos meses para descubrir cual es la mejor para tu producto o servicio.

Es momento de sobrevivir, de aprender y de enfocarse en lo mas importante, tu familia, en su salud y por supuesto en ti, si eso falta ¿lo demás para que lo quieres? Vamos a mantenernos en casa usando plataformas de comunicación -Go to meeting, Skype o Zoom son algunas de ellas- con nuestros colaboradores para regresar fuertes, inteligentes y con mucho aprendizaje.

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En tiempos difíciles, empresas ambidiestras.

Estamos a punto de terminar el año 2019 y sería absurdo negar que ha sido sumamente complejo, desde mi punto de vista lo ha sido desde el terremoto del pasado 19 de septiembre de 2017: mis números iban escalando de forma extraordinaria pero desde el terremoto algo pasó o, mejor dicho, todo ha pasado.

Como ejemplo, la combinación Trump-AMLO; muchos en su momento lo predijeron y yo mismo pensé que era sumamente improbable, sin embargo eso es hoy uno de los factores de mayor turbulencia, pero esos son los hechos. Pero, ante eso ¿Qué podemos hacer en las empresas? ¿Dejarnos contagiar por el virus de que “todo está lento”? ¿Esperar a que las cosas se arreglen? ¿No invertir? Me parece que nuestra obligación es evolucionar de forma ambidiestra, tener la capacidad de explotar las fortalezas de nuestras empresas sin dejar de explorar oportunidades de negocio que se nos puedan presentar para el futuro.

Es así que en el mes de diciembre la mayoría de las empresas que acostumbran planear su siguiente año tendrán en sus escritorios su planeación estratégica para el 2020 y con ello, la predicción de sus resultados financieros, comerciales, de gestión de procesos, de gestión de personas y de tecnología de información, entonces ¿Cómo planear una empresa ambidiestra? En tiempos de bonanza quien diseña la mejor predicción es marketing, pero en tiempos de incertidumbre quien tiene en sus manos la mejor predicción es finanzas y es aquí donde sugiero algo diferente:

Iniciativas de explotación

  •  Administra tu empresa como una pasta de dientes con poca pasta, ¿suena extraño verdad? Me refiero haciendo una analogía de cuando uno tiene una pasta de dientes con poca pasta y uno va usando solo lo necesario para administrar su contenido, muy distinto cuando la pasta está completa y generalmente uno usa más de la cuenta, quizá incluso desperdiciando, entonces, imagina tus finanzas como una pasta de dientes con poco contenido y ordena tu administración de la siguiente forma: de tus ventas separa en otra cuenta la utilidad de operación, después separa tus impuestos, después separa tus proveedores y deja al final tus gastos, ¿extraño? lo que provocará es que tu equipo y tú se sienten a revisar todos los egresos de la empresa y cuestionar si éstos son productivos, de primera instancia me dirías que sí lo son, que todos los gastos están justificados y que no tiene sentido revisar con lupa cada uno de sus rubros, sin embargo como te decía el primer principio de explotación es mejorar la ejecución y mejora continua de los procesos de negocio o sus capacidades actuales, entonces forzarse a trabajar con una pasta con poco producto, es decir, optimización del capital de trabajo.
  •  En el diseño de iniciativas procura dar prioridad a aquellas que te generen flujo de efectivo, quizá la rentabilidad se vea afectada en algunos de ellos así que la mejor selección es, iniciativas que siendo rentables no te “sangren” el flujo de efectivo, sé cuidadoso pero invita a tus consumidores a promociones, a descuentos, a mecanismos de recompra; siempre en la mira de generación de flujo.
  •  En tiempos difíciles el que gana es el que tiene el producto, tus inventarios jugarán un papel sumamente importante, tus negociaciones con proveedores, el manejo de tu 80/20 y la posibilidad de que tu consumidor cuando llegue a tu punto de venta siempre tenga el producto. Ojo, tu competidor si falla en éste tema será una palanca muy poderosa en tus ventas, así que pensamiento 80/20 y analizar que el 20% de tus productos que te generen el 80% de tus ingresos, esos religiosamente tenerlos y los demás no serán necesarios, no te preocupes.
  •  Prioriza el corto plazo del mediano es decir, trabaja con tu base instalada y tus clientes más poderosos. También aquí existe un desbalance, existe igualmente una relación 80/20 con tus clientes; analiza el 20% de tus clientes que te generan el 80% de tus ingresos, siéntate con ellos y consiéntelos: en estos tiempos no te puedes dar el lujo de perder uno solo de ese grupo, los demás no es que no sean importantes, pero son para el mediano plazo.
  •  Y finalmente como dice un amigo, “yo comencé a hacer dinero en mi empresa cuando comencé a compartirlo con los demás” y saben, tiene razón. Hay que compartir, trata de cuidar tu red de apoyo, tus proveedores;, todos necesitamos que el dinero circule y es así como nosotros mismos en las empresas haremos que la economía vaya en movimiento.


Iniciativas de exploración

  • El principio de exploración es buscar negocios mediante modelos de negocio nuevos así que ¡Digitalízate! Comienza a trabajar O2O es decir, si estas en el mundo Off Line comienza a explorar el mundo On Line, trabaja en tus redes sociales, revisa tu sitio web, crea blogs de información, trabaja en pauta publicitaria digital (mucho más barata y rentable que la tradicional por cierto), es decir, comienza a poner un pie en la digitalización de tu empresa.
  • Busca nuevos clientes que conozcan tu propuesta de valor, ¡búscalos por tus plataformas digitales! Revisa tus procesos comerciales, comienza a estructurar tu proceso tradicional en un contexto digital y mapea tu proceso de ventas en un CRM, (por cierto hay muchos, muy buenos y gratuitos en la red) levanta de la silla al área comercial y que salga a mejorar su tasa de conversión: ¡clientes nuevos con mis productos 80/20, dinero seguro!
  • Ve a China, puede sonar muy trillado pero es momento de pensar en conseguir proveedores en el último eslabón de la cadena productiva; fabricas que pueden desarrollar tus productos (digamos los primeros 3 de tu lista 80/20) y que con un portafolio de marcas propias puedas comenzar a mejorar tu propuesta de valor a tu consumidor que ya te conoce. En lo personal, no me gusta comprar el virus que la gente solo repite “la economía esta lenta, la cosa esta difícil, etc.” mejor me siento con mi equipo y me pongo a trabajar fuerte en iniciativas que me permitan contribuir a que mi empresa siga creciendo, funcionando de forma eficiente y generando utilidad de operación. Al final, tenemos que ser cada vez más ambidiestros, no sé qué vaya a pasar en el 2020 pero mi predicción es que creceremos por encima de la inflación.
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Como empresa, ¿Vale la pena entrar a “El buen fin” Google responde.

Google lanzó un análisis de comportamiento de marcas y consumidores para El Buen Fin 2019. En él, se presentan los gustos y percepciones de la gente hacia las marcas, los nichos más consultados y las empresas que ya son un referente del evento. Por el tamaño del documento es imposible publicarlo completo, si deseas tenerlo con gusto te lo enviamos vía email en los comentarios de abajo.

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